dit vertellen we

#blog1 #MarkKoolman #brownpaper #AVW2

Waarom bruin papier helpt.

Voor het eerst sinds vorig jaar mocht ik afgelopen week, gewapend met 2 rollen bruin papier en een stapel geeltjes, weer naar een locatie van de klant. Vol enthousiasme loop ik de zaal binnen waar ik vandaag de 2e bijeenkomst van “Lean in 10 weken” ga begeleiden. Ik hang, samen met mijn collega, het bruine papier alvast op en leg ik alle benodigde spullen klaar. Ongeveer 10 minuten later stroomt de groep binnen en gaan zitten.

In mijn presentatie vertel ik in drie dia’s dat we vandaag het verhuurmutatieproces in kaart gaan brengen met behulp van het bruine papier en de geeltjes. Waarop direct uit de groep de reactie komt “Waarom doen wij dit op een bruin papier er zijn toch digitale alternatieven en volgens mij is dit niet Lean?”. Ik geef aan dat dit onze werkwijze is en dat het plakken je bewust maakt van de stappen en activiteiten in het proces. We gaan verder en aan de hand van verschillende discussies en voorbeelden begint het proces langzaam vorm te krijgen. We hebben een goede stap gezet voor de 3e bijeenkomst. In plaats van de rol op te bergen laat ik hem aan de muur hangen, zonder er teveel bij na te denken.

Een week later komen mijn collega en ik terug in de ruimte. Een van de deelnemers staat, samen met twee collega’s, voor het bruine papier en zijn druk in gesprek. Ze zien ons binnen komen en zeggen “Mark, kom eens even, deze procesactiviteiten kloppen niet helemaal”. Meteen wordt er druk overlegd, worden geeltjes verplakt, vervangen en verwijderd. Proces 2.0 is geboren! Een stuk dichter bij de huidige situatie. Tijdens de bijeenkomst worden aan de hand van voorbeelden, scenario’s en werkinstructies flink wat geeltjes geplakt, aangevuld en verwijderd. Als de bijeenkomst is afgelopen hangen mijn collega en ik de geeltjes nog even op de juiste plek. Proces 3.0 is klaar, tijd om digitaal vast te leggen.

Bijeenkomst 4 staat voor de deur en zoals bij elke bijeenkomst beginnen wij met de vraag “wat is er blijven hangen van de vorige keer” zo ook deze bijeenkomst. Een van de medewerkers zegt “Ik ben gisteren nog even met mijn collega langs het bruine papier gelopen en wij hebben een verbeteridee; kan ik die inbrengen?”. Op dit moment weet ik weer waarom ik z’n fan ben van het bruine papier. Het is een visueel middel dat toegankelijk is, eenvoudig en voor iedereen te bewerken. Door het laten hangen van het proces, het bruine papier, hebben meer mensen input gegeven en is het proces direct geland bij alle afdelingen. Dit was nooit gelukt als we uitsluitend digitaal hadden gewerkt.

Ben je benieuwd hoe het bruine papier ook jou kan helpen bij het brainstormen, het uittekenen van een proces of het opstellen van een beslisboom? Stuur me een mailtje, en ik rol het bruine papier graag voor je uit.

 

Terug naar overzicht